Roadmap zur Datenschutzkonformität
Die Datenschutzkonformität eines Unternehmens sicherzustellen, ist ein komplexer, aber wichtiger Prozess. Diese Roadmap hilft Ihnen, die Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) systematisch umzusetzen:
Planung und Vorbereitung
Sensibilisierung der Führungsebene
- Informieren Sie die Geschäftsleitung über die Relevanz des Datenschutzes, potenzielle Risiken und gesetzliche Anforderungen.
- Gewinnen Sie Unterstützung für notwendige Ressourcen (Zeit, Personal, Budget).
Ernennung eines Datenschutzbeauftragten (DSB)
- Erforderlich, wenn:
- Die Kerntätigkeit des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters in der Durchführung von Verarbeitungsvorgängen besteht, welche aufgrund ihrer Art, ihres Umfangs und/oder ihrer Zwecke eine umfangreiche regelmäßige und systematische Überwachung von betroffenen Personen erforderlich machen (Art. 37 Abs. 1 lit. b DSGVO)
- Die Kerntätigkeit des Verantwortlichen oder des Auftragsverarbeiters in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien von Daten gemäß Artikel 9 oder von personenbezogenen Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten gemäß Artikel 10 besteht (Art. 37 Abs. 1 lit. c DSGVO)
- die Verarbeitung von einer Behörde oder öffentlichen Stelle durchgeführt wird (Art. 37 Abs. lit. a DSGVO)
- Das Unternehmen mehr als 20 Mitarbeiter hat, die regelmäßig und automatisiert personenbezogene Daten verarbeiten (§ 38 Abs 1. S.1 BDSG).
- eine Datenschutz-Folgeabschätzung DSFA (Art 35 DSGVO) notwendig ist (§ 38 Abs. 1 S2. HS.1 BGSG).
- geschäftsmäßige Verarbeitung zum Zweck der Übermittlung, der anonymisierten Übermittlung oder für Zwecke der Markt- oder Meinungsforschung (§ 38 Abs. 1 S.2 HS. 2 BDSG)
- Der DSB kann intern oder extern bestellt werden.
Projektteam bilden
- Stellen Sie ein interdisziplinäres Team (IT, HR, Recht, Compliance) auf, um die Umsetzung der Datenschutzmaßnahmen zu koordinieren.
Ist-Analyse durchführen
- Ermitteln Sie den aktuellen Status des Datenschutzes im Unternehmen.
- Identifizieren Sie Schwachstellen und prioritäre Handlungsfelder.
Bestandsaufnahme und Dokumentation
Datenflüsse analysieren
- Ermitteln Sie, welche personenbezogenen Daten gesammelt, verarbeitet, gespeichert und weitergegeben werden.
- Visualisieren Sie Datenflüsse (z. B. Diagramme).
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO)
- Dokumentieren Sie alle Prozesse, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden:
- Zweck der Verarbeitung.
- Betroffene Kategorien (z. B. Kunden, Mitarbeiter).
- Empfänger der Daten (z. B. Dienstleister).
- Löschfristen und Sicherheitsmaßnahmen.
Risikobewertung
- Bewerten Sie die Risiken für die Rechte und Freiheiten der Betroffenen.
- Dokumentieren Sie diese Analyse (Grundlage für Datenschutz-Folgenabschätzungen).
Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs)
IT-Sicherheit
- Implementieren Sie angemessene Schutzmaßnahmen:
- Verschlüsselung sensibler Daten.
- Zugriffsrechte verwalten (Need-to-know-Prinzip).
- Sicherheitsupdates regelmäßig durchführen.
Datenspeicherung und Löschung
- Definieren Sie klare Löschfristen für Daten.
- Setzen Sie Löschkonzepte in IT-Systemen um.
Mitarbeiterschulungen
- Schulen Sie Mitarbeiter regelmäßig zu Themen wie:
- Sichere Datenverarbeitung.
- Umgang mit Datenschutzvorfällen.
- Erkennung von Phishing- und Social-Engineering-Angriffen.
Prozesse und Richtlinien
Datenschutzrichtlinie erstellen
- Entwickeln Sie unternehmensweite Datenschutzrichtlinien.
- Stellen Sie sicher, dass diese für alle Mitarbeiter verbindlich sind.
Betroffenenrechte gewährleisten
- Implementieren Sie Prozesse, um Anfragen von Betroffenen zu bearbeiten:
- Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO).
- Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO).
- Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO).
- Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).
- Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA)
- Führen Sie eine DSFA durch, wenn ein hohes Risiko für die Rechte der Betroffenen besteht, z. B. bei Videoüberwachung oder Profiling.
Auftragsverarbeitung
- Schließen Sie Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) mit Dienstleistern ab, die in Ihrem Auftrag Daten verarbeiten (Art. 28 DSGVO).
Kommunikation und Transparenz
Datenschutzhinweise aktualisieren
- Erstellen oder überarbeiten Sie Datenschutzhinweise für:
- Websites (Cookie-Banner, Datenschutzerklärung).
- Verträge, Formulare und andere Kunden- oder Mitarbeiterinformationen.
Externe Kommunikation
- Informieren Sie Kunden und Partner über Datenschutzmaßnahmen.
- Reagieren Sie transparent auf Datenschutzvorfälle.
Überwachung und Optimierung
Datenschutzmanagementsystem (DSMS)
- Implementieren Sie ein DSMS, um Datenschutz kontinuierlich zu überwachen und zu verbessern.
- Integrieren Sie Datenschutz in die Unternehmensprozesse.
Datenschutzvorfälle melden
- Implementieren Sie einen Notfallplan zur Erkennung und Meldung von Datenschutzvorfällen (innerhalb von 72 Stunden gemäß Art. 33 DSGVO).
Interne Audits
- Führen Sie regelmäßige Datenschutz-Audits durch, um die Einhaltung zu überprüfen und Maßnahmen zu optimieren.
Zeitplan für die Umsetzung
- Planung und Vorbereitung: 1-2 Monate
- Bestandsaufnahme: 2-4 Monate
- Maßnahmen und Prozesse: 3-6 Monate
- Monitoring und Optimierung: Laufend
Umfassende Datenschutzberatung für Unternehmen
Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung der DSGVO und anderer Datenschutzbestimmungen.
Vertrauen Sie auf unsere Erfahrung und unser Know-how.