• Grundsatz der Zweckbindung: Gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. b DSGVO dürfen Daten nur für den festgelegten Zweck gespeichert werden.
• Prüfen Sie, warum und wofür die Daten erhoben und verarbeitet werden (z. B. Vertragsdurchführung, Steuerpflichten, Archivierung etc.).

Suchen Sie nach branchenspezifischen und allgemeinen Vorschriften, die eine Aufbewahrungspflicht begründen.

Wichtige Gesetze in Deutschland:

• Handelsgesetzbuch (HGB)
  • Fristen für kaufmännische Unterlagen (6 bis 10 Jahre).
• Abgabenordnung (AO)
  • Steuerrechtliche Fristen (10 Jahre für steuerrelevante Unterlagen).
• Sozialgesetzbuch (SGB)
  • Sozialversicherungsbezogene Fristen (z. B. 5 Jahre für Meldungen).
• Arbeitsrecht
  • Fristen für Personalunterlagen (z. B. 6 Monate für Bewerbungen nach dem AGG).
• Produkthaftungsgesetz (ProdHaftG)
  • Fristen für Haftungsunterlagen (10 Jahre).
• Betriebsrentengesetz (BetrAVG)
  • 30 Jahre für Betriebsrentenunterlagen.

Wenn keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bestehen, können Sie prüfen, ob ein berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder ein rechtlicher Anspruch (z. B. Verjährung nach § 195 BGB) eine längere Speicherung rechtfertigt.

Beispiele:

• Daten zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche (3 Jahre Verjährungsfrist nach BGB).
• Speicherung von Videoaufzeichnungen zur Prävention von Diebstahl (kurzfristig, z. B. 72 Stunden).

• Dokumentieren Sie die Fristen in einem unternehmensspezifischen Löschkonzept.
• Erfassen Sie die Art der Daten, den Verwendungszweck und die geltenden Aufbewahrungsfristen.
• Definieren Sie den Zeitpunkt und die Methode der Löschung (automatisiert oder manuell).

Prüfen Sie zusätzlich die allgemeinen und speziellen Verjährungsfristen:

• Regelverjährung: 3 Jahre nach §§ 195, 199 Abs.1 BGB.
• Besondere Verjährung: Bis zu 30 Jahre (z. B. bei Schadensersatzansprüchen nach § 199 Abs. 2 BGB).

Viele Unternehmen verwenden Datenschutzmanagement-Systeme (DSMS), um die Ermittlung und Einhaltung von Löschfristen zu vereinfachen. Diese Tools können Fristen systematisch erfassen und Löschprozesse automatisieren.

Fristen und Rechtsgrundlagen ändern sich. Eine regelmäßige Prüfung und Anpassung des Löschkonzepts ist notwendig.

Beispiel für die Ermittlung einer Löschfrist:

• Verarbeitung: Erstellung einer Rechnung
• Rechtsgrundlage: § 147 AO, § 257 HGB
• Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre
• Löschfrist: Ende des 10. Kalenderjahres nach Ausstellungsdatum der Rechnung.